Nextcloud statt Microsoft 365
Heute ist wieder Digital Independence Day. Dieses Mal möchte ich darüber schreiben, wie man statt Microsoft 365 auch mit Open Source Infrastruktur wie Nextcloud arbeiten kann. Das geht im Privaten sogar noch einfacher, als geschäftlich. Bei Cogneon habe ich letztes Jahr ein Projekt mit dem Namen "Killswitch 365" gestartet, mit dem Ziel, über Nacht von Microsoft 365 weggehen zu können und trotzdem arbeitsfähig zu bleiben.
Wir sind dort schon früh mit Owncloud gestartet und dann auf Nextcloud gewechselt (beides selbst gehostet). Ursprünglich war der Hauptanwendungsfall, der Dateiserver hinter unserem Mediawiki zu sein. Doch die Anwendungsfälle haben sich im Lauf der Zeit erweitert (z.B. Download-Bereich für Kunden, elektronische Bibliothek) und Nextcloud wurde Teil unserer "geschäftskritischen Infrastruktur" und wir haben das Hosting an Hetzner ausgelagert (Produkt: StorageShare, nutze ich privat auch).
Im Rahmen des Killswitch-Projekts achte ich darauf, dass wir keine M365-Dienste verwenden, die man schwer ersetzen kann (keine Alternative, schwierige Datenmigraton etc.). Dazu gehören z.B. Microsoft Loop. Aus diesen Erfahrungen ist eine kleine Tabelle der Nextcloud-Ersatzdienste geworden, die ich hier gerne mit Euch teilen möchte:
| Kategorie | M365-Dienst | Nextcloud-Ersatz | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Dateien | Onedrive | Dateien | Das ist die Kernfunktion von Nextcloud, Desktop- und mobile Apps funktionieren sehr gut. |
| Dateien, Websites | Sharepoint | Team Folders | Ordner, die mit einer Berechtigungsgruppe geteilt werden. |
| Outlook | Nextcloud hat keinen Mailserver, man braucht ein separates Postfach (ich nutze da privat auch Hetzner mit IMAP-Postfächern) | ||
| Kalender | Outlook | Kalender | Synchronisiert per CalDAV bei mir mit Thunderbird und iOS Mail App |
| Notizbuch | Onenote | Dateien | Ich nutze einen Obsidian-Vault in meinen Dateien (Nachteil: synchronisiert nicht mit iOS) |
| Aufgabenmanagement | ToDo | Tasks | Aufgaben werden auch im Kalender gespeichert, ich greife z.B. von Thunderbird und iOS Erinnerungen darauf zu |
| Projektmanagement | Planner | Deck | Nutze ich wenig, weil mir meist Aufgabenlisten reichen |
| Formulare, Umfragen | Forms | Forms | Tut, was es soll, die Live-Präsentation und die Anzeige von QR-Codes wäre noch schön |
| Automatisierung | PowerAutomate | Flow | Nutze ich bisher noch nicht, steht aber auf meiner Liste |
| Chat, Videokonferenz | Teams | Talk | Nutze ich im privaten Umfeld wenig, weil Chatgruppen meist iOS oder Signal sind; Videokonferenzen mit 1-2 handvoll Leuten geht gut |
| Bookmarks | Edge | Bookmarks | In der Microsoft-Welt ist man an Browser und Profil gebunden, ich nutze Floccus auf Laptops und Mobilgeräten, um Bookmarks überall verfügbar zu haben |
| Whiteboard | Whiteboard | Whiteboard | Ist bei Nextcloud ein eingebettetes Excalidraw, nutze ich aber bisher nicht |
| KI-Assistent | Copilot | Assistant | Vorteil Nextcloud: es können beliebige KI-Dienste eingebunden werden (ich nutze Openrouter); Nachteil: man muss sich separat um Datenschutz/-sicherheit kümmern |
Was mir an Nextcloud fehlt: man merkt, dass Nextcloud - wie früher Microsoft - sehr stark um Dokumente herum gebaut ist. Wo Microsoft mit den Sharepoint Communication Sites in Richtung Websites gegangen ist, gibt es im Nextcloud-Ökosystem kaum Ansätze. Es gibt "Pflänzchen" wie Collectives und Cristal, die sind für mich bisher aber noch keine vollwertige Alternative. Webseiten, Weblogs, Microblogs & Co. muss man also bis jetzt noch in anderen Tools realisieren (dieser Blog ist mit Markdown, mkdocs erstellt und auf Github Pages gehostet). Das ist in meinem Augen eine der größten Schwächen von Nextcloud als Ersatz zu Microsoft 365 z.B. in Intranets oder für Webseiten.
Viel Spaß und Erfolg beim Ausprobieren!